Hivatal



dr. Antal Katalin tű. alez.A Hivatal a hivatalvezető közvetlen alárendeltségében működő önálló szervezeti egység. A Hivatalhoz tartozó ügyintézők szakmai tevékenységüket a hivatalvezető közvetlen vezetésével végzik.

Felelős a KOK titkársági, nyomdai, jogi, rendezvényszervezési, ügykezelés és adatvédelmi, informatikai és igazgatási feladatainak végrehajtásáért.

Titkársági feladatok:

  • gondoskodik a KOK és az igazgatóhoz érkező iratok feldolgozásáról, ügyintézéséről, továbbításáról;
  • szervezi az igazgató hivatali programjait, figyelemmel kíséri azok alakulását és a megvalósulásukhoz szükséges feltételek biztosítását;
  • továbbítja és figyelemmel kíséri az igazgató által kiadott, vagy felettes szerv által meghatározott feladatok határidőben történő végrehajtását, jogkörében eljárva tájékoztatást kér a kijelölt felelősöktől;
  • végzi a vezetői és a feladat meghatározó értekezletekkel kapcsolatos adminisztratív feladatokat;
  • közreműködik a KOK által kötendő együttműködési megállapodások előkészítésében, szervezi az együttműködési megállapodások aláíratását;
  • összeállítja a KOK féléves vezetői munkaterveit, a havi naptári és ellenőrzési tervét;
  • nyilvántartja az igazgató, igazgatóhelyettesek, kirendeltség-vezetők szabadságát.
  • felelős a KOK internetes honlapja folyamatos működéséért;
  • folyamatosan frissíti a KOK honlapját és biztosítja, hogy a hatályos jogszabályoknak megfelelően a közérdekű adatok kerüljenek fel a KOK honlapjára;
  • végzi a Katasztrófavédelem folyóirat terjesztésével kapcsolatos feladatokat;
  • vezetői utasításra – a honlapon és a Katasztrófavédelem folyóiratban közzététel céljából – adott eseményről cikket ír, fényképfelvételt készíttet
  • fotó, szükség szerint videó felvételeket készíttet a KOK szervezésében lezajlott eseményekről;
  • irányítja és szervezi a Hivatal munkatársaival együttesen a KOK Híradó évente két alkalommal történő megjelenését.
  • Irányítja és szervezi a KOK nyomdai jellegű sokszorosítási feladatainak ellátását;


Jogi szakterületen:

  • a szakterületek feladatainak ellátásához – szükség esetén – jogi tanácsot és tájékoztatást ad;
  • ellátja a KOK jogi (peres és nem peres) képviseletét. Ezen képviseleti tevékenységét a KOK működéséből adódó munka- és polgári és közigazgatási jogi ügyekben a szakterületekkel együttműködve végzi;
  • igény szerint jogi tanácsadást nyújt a KOK és a szervezeti egységei állománya részére.
  • felhívja az igazgató figyelmét a feladatkörében tudomására jutott jogsértésekre és javaslatot tesz azok megszüntetésére;
  • részt vesz a gazdasági és egyéb döntések jogi szempontú előkészítésében;
  • indokolt esetben szabályozók kiadását, módosítását, vagy hatályon kívül helyezését kezdeményezi;
  • figyelemmel kíséri a belső normák jogszabályi megfelelőségét, az attól való eltérést jelzi a döntésre jogosult vezetőnek;
  • véleményezi, valamint ellenjegyzi a KOK normatív belső rendelkezéseinek tervezetét;
  • félévente előkészíti a belső normatív rendelkezések deregulációját és a hatályos normák címjegyzékének a kiadását;
  • gondoskodik a tárgy szerint illetékes szakterületek bevonásával a más szervek által előkészített jogszabályok, kormány-előterjesztések, valamint a közjogi szervezetszabályozó eszközök, illetve a nem jogi szabályozásra irányuló kormány-előterjesztések, jelentések és tájékoztatók belső véleményezéséről, a beérkezett vélemények jogi szempontú felülvizsgálatáról, összeállítja a KOK álláspontját összegző átiratot;
  • végzi a feladat- és hatáskör szerint illetékes szervezeti egység által előkészített szakmai tervezet véleményezését,
  • véleményezi és ellenjegyzi a KOK által kötendő szerződések tervezeteit;
  • véleményezi az igazgató külső szervekkel kötendő együttműködési szerződéseinek tervezeteit;
  • közreműködik a szolgálati feladatok ellátása során súlyos munkabalesetet szenvedettek kártérítésével kapcsolatos ügyintézésben;


Ügykezelés és adatvédelem, igazgatási és rendezvényszervezési valamint társadalmi kapcsolatok szakterületen:

  • ellátja a KOK-hoz érkező és az ott keletkező nemzeti és külföldi minősített és nem minősített adat védelméből adódó ügyirat-kezelési feladatokat, szervezi a KOK minősített és nem minősített adatvédelmi és ügyirat-kezelési tevékenységét;
  • a kinevezett biztonsági vezető irányításával kidolgozza és karbantartja a KOK minősített adatok védelméről szóló Biztonsági Szabályzatát;
  • gondoskodik a nem minősített adat védelméről szóló Iratkezelési Szabályzat és Irattári Tervben foglaltak érvényre juttatásáról;
  • javaslatot tesz az adatvédelemmel kapcsolatos belső szabályozók kibocsátására, módosítására;
  • működteti az elektronikus iktatási rendszert, felügyeli és koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását;
  • felügyeli az ügyiratkészítés formai követelményeinek érvényesülését, meghatározza az ügyiratforgalom rendjét;
  • segíti és ellenőrzi a helyi szervek adatvédelmi és ügyviteli tevékenységét, szervezi az ügyviteli és adatvédelmi képzéseket, továbbképzéseket a KOK munkatársai részére;
  • ellátja a belső adatvédelmi felelős számára a 2011. évi CXII. tv. 24.§ -ában meghatározott feladatokat;
  • gondoskodik a BM OKF és a KOK Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatában foglaltak érvényre juttatásáról,
  • teljesíti a ”Személyes adatok kezelésével és a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos” kérelmekkel összefüggő jelentéstételi kötelezettségeket.
  • figyelemmel kíséri, segíti és ellenőrzi a KOK szervezeti egységeinek igazgatási feladatait;
  • karbantartja a KOK Határidős Jelentések Táblázatát;
  • vezeti a belső szabályozó eszközök elektronikus nyilvántartását (belső informatikai hálózat);
  • koordinálja az állami, önkormányzati, társadalmi szervezetekkel fennálló együttműködésekkel összefüggő feladatok ellátását, vezeti az adatbázist;
  • elkészíti a hivatásos katasztrófavédelmi szervek pályázati tevékenységéről szóló éves jelentést.
  • összeállítja a KOK éves tevékenységét értékelő beszámoló jelentést a szakterületi beszámolók alapján.
  • részt vesz a KOK által tartott átfogó és utóellenőrzéseken;
  • javaslatot tesz a belső szabályozók módosítására, szakterülete vonatkozásában véleményezi az intézkedés- és jogszabálytervezeteket.
  • részt vesz a KOK-on a minőségirányítási rendszer működtetésében, koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását.
  • szervezi és koordinálja a KOK által tartott átfogó-, utó- és célellenőrzéseket.
  • koordinálja a KOK ünnepeinek, belső és külső rendezvényeinek lebonyolítását, felügyeli azokat, illetve részt vesz a szervezésükben;
  • elkészíti a rendezvények, ünnepségek, állománygyűlések forgatókönyvét, berendelőjét és megküldi az érintett szakterületeknek;
  • közreműködik a szakterületek rendezvényeinek szervezésében;
  • közreműködik külső rendezvényeken, kiállításokon a KOK megjelenésének szervezésében;
  • a Katasztrófavédelmi Tudományos Tanács titkársági feladatainak ellátása
  • felügyeli a képzéstörténeti múzeum kialakítását és fenntartását.


Dolgozói felelősséget viselnek a feladataik ellátására használatukba adott helyiségek, vagyontárgyak rendeltetésszerű használatáért, állagmegóvásáért.