Hivatal

A Hivatal a hivatalvezető közvetlen alárendeltségében működő önálló szervezeti egység. A Hivatalhoz tartozó ügyintézők szakmai tevékenységüket a hivatalvezető közvetlen vezetésével végzik.

Felelős a KOK titkársági, nyomdai, jogi, rendezvényszervezési, ügykezelés és adatvédelmi, informatikai és igazgatási feladatainak végrehajtásáért.

Titkársági feladatok:

gondoskodik a KOK és az igazgatóhoz érkező iratok feldolgozásáról, ügyintézéséről, továbbításáról;
szervezi az igazgató hivatali programjait, figyelemmel kíséri azok alakulását és a megvalósulásukhoz szükséges feltételek biztosítását;
továbbítja és figyelemmel kíséri az igazgató által kiadott, vagy felettes szerv által meghatározott feladatok határidőben történő végrehajtását, jogkörében eljárva tájékoztatást kér a kijelölt felelősöktől;
végzi a vezetői és a feladat meghatározó értekezletekkel kapcsolatos adminisztratív feladatokat;
közreműködik a KOK által kötendő együttműködési megállapodások előkészítésében, szervezi az együttműködési megállapodások aláíratását;
összeállítja a KOK féléves vezetői munkaterveit, a havi naptári és ellenőrzési tervét;
nyilvántartja az igazgató, igazgatóhelyettesek, kirendeltség-vezetők szabadságát.
felelős a KOK internetes honlapja folyamatos működéséért;
folyamatosan frissíti a KOK honlapját és biztosítja, hogy a hatályos jogszabályoknak megfelelően a közérdekű adatok kerüljenek fel a KOK honlapjára;
végzi a Katasztrófavédelem folyóirat terjesztésével kapcsolatos feladatokat;
vezetői utasításra – a honlapon és a Katasztrófavédelem folyóiratban közzététel céljából – adott eseményről cikket ír, fényképfelvételt készíttet
fotó, szükség szerint videó felvételeket készíttet a KOK szervezésében lezajlott eseményekről;
irányítja és szervezi a Hivatal munkatársaival együttesen a KOK Híradó évente két alkalommal történő megjelenését.
Irányítja és szervezi a KOK nyomdai jellegű sokszorosítási feladatainak ellátását;

Jogi szakterületen:

a szakterületek feladatainak ellátásához – szükség esetén – jogi tanácsot és tájékoztatást ad;
ellátja a KOK jogi (peres és nem peres) képviseletét. Ezen képviseleti tevékenységét a KOK működéséből adódó munka- és polgári és közigazgatási jogi ügyekben a szakterületekkel együttműködve végzi;
igény szerint jogi tanácsadást nyújt a KOK és a szervezeti egységei állománya részére.
felhívja az igazgató figyelmét a feladatkörében tudomására jutott jogsértésekre és javaslatot tesz azok megszüntetésére;
részt vesz a gazdasági és egyéb döntések jogi szempontú előkészítésében;
indokolt esetben szabályozók kiadását, módosítását, vagy hatályon kívül helyezését kezdeményezi;
figyelemmel kíséri a belső normák jogszabályi megfelelőségét, az attól való eltérést jelzi a döntésre jogosult vezetőnek;
véleményezi, valamint ellenjegyzi a KOK normatív belső rendelkezéseinek tervezetét;
félévente előkészíti a belső normatív rendelkezések deregulációját és a hatályos normák címjegyzékének a kiadását;
gondoskodik a tárgy szerint illetékes szakterületek bevonásával a más szervek által előkészített jogszabályok, kormány-előterjesztések, valamint a közjogi szervezetszabályozó eszközök, illetve a nem jogi szabályozásra irányuló kormány-előterjesztések, jelentések és tájékoztatók belső véleményezéséről, a beérkezett vélemények jogi szempontú felülvizsgálatáról, összeállítja a KOK álláspontját összegző átiratot;
végzi a feladat- és hatáskör szerint illetékes szervezeti egység által előkészített szakmai tervezet véleményezését,
véleményezi és ellenjegyzi a KOK által kötendő szerződések tervezeteit;
véleményezi az igazgató külső szervekkel kötendő együttműködési szerződéseinek tervezeteit;
közreműködik a szolgálati feladatok ellátása során súlyos munkabalesetet szenvedettek kártérítésével kapcsolatos ügyintézésben;

Ügykezelés és adatvédelem, igazgatási és rendezvényszervezési valamint társadalmi kapcsolatok szakterületen:

ellátja a KOK-hoz érkező és az ott keletkező nemzeti és külföldi minősített és nem minősített adat védelméből adódó ügyirat-kezelési feladatokat, szervezi a KOK minősített és nem minősített adatvédelmi és ügyirat-kezelési tevékenységét;
a kinevezett biztonsági vezető irányításával kidolgozza és karbantartja a KOK minősített adatok védelméről szóló Biztonsági Szabályzatát;
gondoskodik a nem minősített adat védelméről szóló Iratkezelési Szabályzat és Irattári Tervben foglaltak érvényre juttatásáról;
javaslatot tesz az adatvédelemmel kapcsolatos belső szabályozók kibocsátására, módosítására;
működteti az elektronikus iktatási rendszert, felügyeli és koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását;
felügyeli az ügyiratkészítés formai követelményeinek érvényesülését, meghatározza az ügyiratforgalom rendjét;
segíti és ellenőrzi a helyi szervek adatvédelmi és ügyviteli tevékenységét, szervezi az ügyviteli és adatvédelmi képzéseket, továbbképzéseket a KOK munkatársai részére;
ellátja a belső adatvédelmi felelős számára a 2011. évi CXII. tv. 24.§ -ában meghatározott feladatokat;
gondoskodik a BM OKF és a KOK Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatában foglaltak érvényre juttatásáról,
teljesíti a ”Személyes adatok kezelésével és a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos” kérelmekkel összefüggő jelentéstételi kötelezettségeket.
figyelemmel kíséri, segíti és ellenőrzi a KOK szervezeti egységeinek igazgatási feladatait;
karbantartja a KOK Határidős Jelentések Táblázatát;
vezeti a belső szabályozó eszközök elektronikus nyilvántartását (belső informatikai hálózat);
koordinálja az állami, önkormányzati, társadalmi szervezetekkel fennálló együttműködésekkel összefüggő feladatok ellátását, vezeti az adatbázist;
elkészíti a hivatásos katasztrófavédelmi szervek pályázati tevékenységéről szóló éves jelentést.
összeállítja a KOK éves tevékenységét értékelő beszámoló jelentést a szakterületi beszámolók alapján.
részt vesz a KOK által tartott átfogó és utóellenőrzéseken;
javaslatot tesz a belső szabályozók módosítására, szakterülete vonatkozásában véleményezi az intézkedés- és jogszabálytervezeteket.
részt vesz a KOK-on a minőségirányítási rendszer működtetésében, koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását.
szervezi és koordinálja a KOK által tartott átfogó-, utó- és célellenőrzéseket.
koordinálja a KOK ünnepeinek, belső és külső rendezvényeinek lebonyolítását, felügyeli azokat, illetve részt vesz a szervezésükben;
elkészíti a rendezvények, ünnepségek, állománygyűlések forgatókönyvét, berendelőjét és megküldi az érintett szakterületeknek;
közreműködik a szakterületek rendezvényeinek szervezésében;
közreműködik külső rendezvényeken, kiállításokon a KOK megjelenésének szervezésében;
a Katasztrófavédelmi Tudományos Tanács titkársági feladatainak ellátása
felügyeli a képzéstörténeti múzeum kialakítását és fenntartását.

Dolgozói felelősséget viselnek a feladataik ellátására használatukba adott helyiségek, vagyontárgyak rendeltetésszerű használatáért, állagmegóvásáért.