Hivatal
A Hivatal a hivatalvezető közvetlen alárendeltségében működő önálló szervezeti egység. A Hivatalhoz tartozó ügyintézők szakmai tevékenységüket a hivatalvezető közvetlen vezetésével végzik.
Felelős a KOK titkársági, nyomdai, jogi, rendezvényszervezési, ügykezelés és adatvédelmi, informatikai és igazgatási feladatainak végrehajtásáért.
Titkársági feladatok:
- gondoskodik a KOK és az igazgatóhoz érkező iratok feldolgozásáról, ügyintézéséről, továbbításáról;
- szervezi az igazgató hivatali programjait, figyelemmel kíséri azok alakulását és a megvalósulásukhoz szükséges feltételek biztosítását;
- továbbítja és figyelemmel kíséri az igazgató által kiadott, vagy felettes szerv által meghatározott feladatok határidőben történő végrehajtását, jogkörében eljárva tájékoztatást kér a kijelölt felelősöktől;
- végzi a vezetői és a feladat meghatározó értekezletekkel kapcsolatos adminisztratív feladatokat;
- közreműködik a KOK által kötendő együttműködési megállapodások előkészítésében, szervezi az együttműködési megállapodások aláíratását;
- összeállítja a KOK féléves vezetői munkaterveit, a havi naptári és ellenőrzési tervét;
- nyilvántartja az igazgató, igazgatóhelyettesek, kirendeltség-vezetők szabadságát.
- felelős a KOK internetes honlapja folyamatos működéséért;
- folyamatosan frissíti a KOK honlapját és biztosítja, hogy a hatályos jogszabályoknak megfelelően a közérdekű adatok kerüljenek fel a KOK honlapjára;
- végzi a Katasztrófavédelem folyóirat terjesztésével kapcsolatos feladatokat;
- vezetői utasításra – a honlapon és a Katasztrófavédelem folyóiratban közzététel céljából – adott eseményről cikket ír, fényképfelvételt készíttet
- fotó, szükség szerint videó felvételeket készíttet a KOK szervezésében lezajlott eseményekről;
- irányítja és szervezi a Hivatal munkatársaival együttesen a KOK Híradó évente két alkalommal történő megjelenését.
- Irányítja és szervezi a KOK nyomdai jellegű sokszorosítási feladatainak ellátását;
Jogi szakterületen:
- a szakterületek feladatainak ellátásához – szükség esetén – jogi tanácsot és tájékoztatást ad;
- ellátja a KOK jogi (peres és nem peres) képviseletét. Ezen képviseleti tevékenységét a KOK működéséből adódó munka- és polgári és közigazgatási jogi ügyekben a szakterületekkel együttműködve végzi;
- igény szerint jogi tanácsadást nyújt a KOK és a szervezeti egységei állománya részére.
- felhívja az igazgató figyelmét a feladatkörében tudomására jutott jogsértésekre és javaslatot tesz azok megszüntetésére;
- részt vesz a gazdasági és egyéb döntések jogi szempontú előkészítésében;
- indokolt esetben szabályozók kiadását, módosítását, vagy hatályon kívül helyezését kezdeményezi;
- figyelemmel kíséri a belső normák jogszabályi megfelelőségét, az attól való eltérést jelzi a döntésre jogosult vezetőnek;
- véleményezi, valamint ellenjegyzi a KOK normatív belső rendelkezéseinek tervezetét;
- félévente előkészíti a belső normatív rendelkezések deregulációját és a hatályos normák címjegyzékének a kiadását;
- gondoskodik a tárgy szerint illetékes szakterületek bevonásával a más szervek által előkészített jogszabályok, kormány-előterjesztések, valamint a közjogi szervezetszabályozó eszközök, illetve a nem jogi szabályozásra irányuló kormány-előterjesztések, jelentések és tájékoztatók belső véleményezéséről, a beérkezett vélemények jogi szempontú felülvizsgálatáról, összeállítja a KOK álláspontját összegző átiratot;
- végzi a feladat- és hatáskör szerint illetékes szervezeti egység által előkészített szakmai tervezet véleményezését,
- véleményezi és ellenjegyzi a KOK által kötendő szerződések tervezeteit;
- véleményezi az igazgató külső szervekkel kötendő együttműködési szerződéseinek tervezeteit;
- közreműködik a szolgálati feladatok ellátása során súlyos munkabalesetet szenvedettek kártérítésével kapcsolatos ügyintézésben;
Ügykezelés és adatvédelem, igazgatási és rendezvényszervezési valamint társadalmi kapcsolatok szakterületen:
- ellátja a KOK-hoz érkező és az ott keletkező nemzeti és külföldi minősített és nem minősített adat védelméből adódó ügyirat-kezelési feladatokat, szervezi a KOK minősített és nem minősített adatvédelmi és ügyirat-kezelési tevékenységét;
- a kinevezett biztonsági vezető irányításával kidolgozza és karbantartja a KOK minősített adatok védelméről szóló Biztonsági Szabályzatát;
- gondoskodik a nem minősített adat védelméről szóló Iratkezelési Szabályzat és Irattári Tervben foglaltak érvényre juttatásáról;
- javaslatot tesz az adatvédelemmel kapcsolatos belső szabályozók kibocsátására, módosítására;
- működteti az elektronikus iktatási rendszert, felügyeli és koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását;
- felügyeli az ügyiratkészítés formai követelményeinek érvényesülését, meghatározza az ügyiratforgalom rendjét;
- segíti és ellenőrzi a helyi szervek adatvédelmi és ügyviteli tevékenységét, szervezi az ügyviteli és adatvédelmi képzéseket, továbbképzéseket a KOK munkatársai részére;
- ellátja a belső adatvédelmi felelős számára a 2011. évi CXII. tv. 24.§ -ában meghatározott feladatokat;
- gondoskodik a BM OKF és a KOK Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatában foglaltak érvényre juttatásáról,
- teljesíti a ”Személyes adatok kezelésével és a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos” kérelmekkel összefüggő jelentéstételi kötelezettségeket.
- figyelemmel kíséri, segíti és ellenőrzi a KOK szervezeti egységeinek igazgatási feladatait;
- karbantartja a KOK Határidős Jelentések Táblázatát;
- vezeti a belső szabályozó eszközök elektronikus nyilvántartását (belső informatikai hálózat);
- koordinálja az állami, önkormányzati, társadalmi szervezetekkel fennálló együttműködésekkel összefüggő feladatok ellátását, vezeti az adatbázist;
- elkészíti a hivatásos katasztrófavédelmi szervek pályázati tevékenységéről szóló éves jelentést.
- összeállítja a KOK éves tevékenységét értékelő beszámoló jelentést a szakterületi beszámolók alapján.
- részt vesz a KOK által tartott átfogó és utóellenőrzéseken;
- javaslatot tesz a belső szabályozók módosítására, szakterülete vonatkozásában véleményezi az intézkedés- és jogszabálytervezeteket.
- részt vesz a KOK-on a minőségirányítási rendszer működtetésében, koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását.
- szervezi és koordinálja a KOK által tartott átfogó-, utó- és célellenőrzéseket.
- koordinálja a KOK ünnepeinek, belső és külső rendezvényeinek lebonyolítását, felügyeli azokat, illetve részt vesz a szervezésükben;
- elkészíti a rendezvények, ünnepségek, állománygyűlések forgatókönyvét, berendelőjét és megküldi az érintett szakterületeknek;
- közreműködik a szakterületek rendezvényeinek szervezésében;
- közreműködik külső rendezvényeken, kiállításokon a KOK megjelenésének szervezésében;
- a Katasztrófavédelmi Tudományos Tanács titkársági feladatainak ellátása
- felügyeli a képzéstörténeti múzeum kialakítását és fenntartását.
Dolgozói felelősséget viselnek a feladataik ellátására használatukba adott helyiségek, vagyontárgyak rendeltetésszerű használatáért, állagmegóvásáért.