Hivatal

A Hivatal vezetője a hivatalvezető, aki az általános igazgatóhelyettes közvetlen alárendeltségében, annak közvetlen irányításával látja el feladatát. A Hivatal feladatkörébe tartoznak a titkársági, a jogi, az igazgatás és ügykezelés, adatvédelmi, rendezvényszervezési és társadalmi kapcsolatok, továbbá informatika és nyomda szakterületek feladatai.

A Hivatal feladatai jogi szakterületen:

• a szakterületek feladatainak ellátásához – szükség esetén – jogi tanácsot és tájékoztatást ad; igény szerint jogi tanácsadást nyújt a KOK és a szervezeti elemei állománya részére;
• ellátja a KOK jogi (peres és nem peres) képviseletét, amit a KOK működéséből adódó munka, polgári és közigazgatási jogi ügyekben a szakterületekkel együttműködve végez és a jogtanácsosi feladatokat;
• felhívja az igazgató figyelmét a feladatkörében tudomására jutott jogsértésekre és javaslatot tesz azok megszüntetésére;
• részt vesz a gazdasági és egyéb döntések jogi szempontú előkészítésében;
• véleményezi a KOK által kötendő szerződéseket, egyetértése esetén jogi megfelelőségét tanúsítja, külön vezetői döntés alapján a szerződéseket megszerkeszti és ellenjegyzésre előkészíti; 
• véleményezi az igazgató által külső szervekkel kötendő együttműködési megállapodásokat, egyetértése esetén jogi megfelelőségüket tanúsítja, külön vezetői döntés alapján az együttműködési megállapodásokat megszerkeszti és ellenjegyzésre előkészíti;
• indokolt esetben szabályozók kiadását, módosítását, vagy hatályon kívül helyezését kezdeményezi;
• figyelemmel kíséri a belső normák jogszabályi megfelelőségét, az attól való eltérést jelzi a döntésre jogosult vezetőnek;
• véleményezi a KOK belső normáinak tervezetét, egyetértése esetén jogi megfelelőségét tanúsítja;
• elkészíti a belső normatív rendelkezések deregulációját és a hatályos normák címjegyzékének a kiadását;
• javaslatot tesz a belső szabályozók módosítására, szakterülete vonatkozásában véleményezi az intézkedés- és jogszabálytervezeteket;
• gondoskodik a tárgy szerint illetékes szakterületek bevonásával a más szervek által előkészített jogszabályok, kormány-előterjesztések, valamint a közjogi szervezetszabályozó eszközök, illetve a nem jogi szabályozásra irányuló kormány-előterjesztések, jelentések és tájékoztatók belső véleményezéséről, a beérkezett vélemények jogi szempontú felülvizsgálatáról, összeállítja a KOK álláspontját összegző átiratot;
• végzi a feladat- és hatáskör szerint illetékes szervezeti elem által előkészített szakmai tervezet véleményezését; 
• közreműködik a szolgálati feladatok ellátása során keletkezett kárral kapcsolatos kártérítési eljárás lefolytatásában.

A Hivatal feladatai igazgatás és ügykezelés, adatvédelem, rendezvényszervezési és társadalmi kapcsolatok, nyomda és informatika szakterületen:

• figyelemmel kíséri, segíti és ellenőrzi a KOK szervezeti elemeinek igazgatási feladatait;
• karbantartja a KOK Határidős Jelentések Táblázatát;
• összeállítja a KOK féléves vezetői munkaterveit, a havi naptári és ellenőrzési tervét;
• vezeti a belső szabályozó eszközök elektronikus nyilvántartását;
• koordinálja a KOK belső kontrollrendszerét, és ellátja az ezzel kapcsolatos feladatokat;
• koordinálja az állami, önkormányzati, társadalmi szervezetekkel fennálló együttműködésekkel összefüggő feladatok ellátását, vezeti az adatbázist; 
• összeállítja a KOK éves tevékenységét értékelő beszámoló jelentést a szakterületi beszámolók alapján;
• ellátja a KOK-hoz érkező és az ott keletkező nem minősített adat védelméből adódó ügyirat-kezelési feladatokat, szervezi a KOK minősített és nem minősített adatvédelmi és ügyirat-kezelési tevékenységét;
• működteti az elektronikus iktatási rendszert, felügyeli és koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását;
• felügyeli az ügyiratkészítés formai követelményeinek érvényesülését, meghatározza az ügyiratforgalom rendjét;
• segíti és ellenőrzi az adatvédelmi és ügyviteli tevékenységet, szervezi az ügyviteli és adatvédelmi képzéseket, továbbképzéseket a KOK munkatársai részére;
• javaslatot tesz az adatvédelemmel kapcsolatos belső szabályozók kibocsátására, módosítására;
• gondoskodik a BM OKF és a KOK hatályos Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatában foglaltak érvényre juttatásáról;
• teljesíti a személyes adatok kezelésével és a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos kérelmekkel összefüggő jelentéstételi kötelezettségeket;
• teljesíti a felettes szerv felé a KOK jelentési kötelezettségét az adatvédelmi tevékenységről, a panaszügyintézésről és az együttműködési megállapodásokról;
• gondoskodik a nem minősített adat védelméről szóló Iratkezelési Szabályzat és Irattári Tervben foglaltak érvényre juttatásáról;
• biztosítja, hogy a hatályos jogszabályoknak megfelelően a közérdekű adatok kerüljenek fel a KOK honlapjára;
• koordinálja a KOK ünnepeinek, belső és külső rendezvényeinek lebonyolítását, felügyeli azokat, illetve részt vesz a szervezésükben; 
• elkészíti a rendezvények, ünnepségek, állománygyűlések forgatókönyvét, berendelőjét és megküldi az érintett szakterületeknek;
• közreműködik a szakterületek rendezvényeinek szervezésében; 
• koordinálja a feladat-meghatározó értekezletekkel és az igazgató jelenlétében lebonyolított rendezvényekkel kapcsolatos adminisztratív feladatokat;
• közreműködik külső rendezvényeken, kiállításokon a KOK megjelenésének szervezésében;
• a honlapon és a Katasztrófavédelem elektronikus lapszámban közzététel céljából – adott eseményről cikket írat, fényképfelvételt készíttet;
• fotó, szükség szerint videó felvételeket készíttet a KOK szervezésében lezajlott eseményekről;
• irányítja és szervezi a KOK Híradó megjelentetését;
• irányítja és szervezi a KOK informatikai tevékenységét;
• irányítja és szervezi a KOK nyomdai jellegű feladatainak ellátását.